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Caratteristiche essenziali per Gestire il Ciclo di Vita dei Documenti e delle Registrazioni
L’informazione è la moneta chiave di molte attività, perciò è di importanza capitale che i documenti e le registrazioni aziendali siano gestite da un’organizzazione nella maniera più efficiente possibile.Il ciclo di vita inizia quando il contenuto è creato da una scansione, da un workflow o dall’attività giornaliera. FileHold è una soluzione al 100% Microsoft based che consente agli utenti una facile cattura e integrazione dei contenuti dentro la libreria da cartelle di rete, da scanner, da applicazioni produttive o desktop. Una volta effettuata l’aggiunta, gli strumenti di gestione documentale e di organizzazione facilitano la collaborazione mantenendo sicura l’informazione con la gestione dei ruoli e dei privilegi. Il controllo delle versioni, il collegamento tra documenti, il processo di approvazione dei documenti e il supporto workflow assicura che i membri dei team possano lavorare efficientemente sulle attività da compiere. Gli strumenti di sottoscrizione alle informazioni e meccanismi di allarmi mantengono i membri dei team aggiornati sulle modifiche che coinvolgono uno specifico files o cartella mentre i collegamenti trasversali tra documenti consentono ai files di essere logicamente raggruppati senza la necessità di duplicarli o spostarli.
Le caratteristiche di distribuzione dei contenuti e modalità di accesso differente di FileHold assicurano che i files nella libreria possano provenire da una moltitudine di metodi e applicativi diversi tra cui e-mail, web browser, Microsoft Office applications (incluso Word, Excel, PowerPoint, Outlook o Visio), portali o applicativi di 3° parti. Un potente motore di ricerca consente sia la ricerca full-text che quella per metadati consentendo agli utenti di trovare le informazioni in pochi secondi. Le caratteristiche di distruzione e di conservazione delle informazioni assicurano che gli utente stiano lavorando solo sull’informazione corrente ed effettiva. Le policies possono essere facilmente settate per archiviare automaticamente o eliminare le informazioni obsolete per essere compliance con i requisiti aziendali o di regolamentazioni in materia di gestione dei records.Tutte le fasi del ciclo di vita beneficiano di un approccio di gestione centralizzato dei metadati disponibili agli utenti finali quando classificano i documenti. Provvedendo ad avere un approccio controllato al vocabolario dei metadati dei documenti, FileHold consente di avere caratteristiche di navigazione avanzata, ricerca, workflow, distruzione e gestione delle informazioni che sono in linea con gli obiettivi dell’azienda e delle normative vigenti.
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Document Management Software
FileHold è un software di gestione documentale ricco di funzionalità, ma alla portata di piccole o grandi installazioni di Microsoft Office o SharePoint.
Le caratteristiche includono: accesso web, check in / out, ricerca, controllo di versione, codifica, flusso di lavoro avanzato, diritti di uso sicuro, annotare, annotazioni, redazione, scansione, OCR e di indicizzazione.
Sistema di gestione documentale riduce i costi e migliora la produttività
Le necessità dei business manager e dei lavoratori chiedono FileHold per essere risolti:
- "Come si può sbarazzarsi di tutta questa carta e ridurre i nostri armadi e le spese di deposito fuori sede? "
- "Ogni versione di questo contratto è diverso: quale è la versione più recente? chi stava lavorando su di esso l'ultima volta? "
- "Io riesco a trovare tutto su Google ma non riesco a trovare la proposta che ho scritto il mese scorso - abbiamo bisogno di ricerca ! "
- "Ho bisogno di un sistema che mi invii un sollecito e mi dia l'accesso ai contratti di rinnovo ".
- "Perché non possiamo avere il flusso di lavoro elettronico per condividere il nostro lavoro ed evitare la duplicazione degli sforzi? "
- "Ogni individuo ha accesso ai miei file. Voglio limitare i documenti alle persone che voglio io? "
- "Perché ci vuole un'eternità per ottenere 5 diversi riconoscimenti su un documento di nuova politica? "
- "Come possiamo rimanere in conformità alle norme di conservazione dei record? "
- "Ogni filiale ha i propri file su tutti lo stesso argomento - duplicazione inutile!"
La via più veloce per L'ufficio senza carta
Paperless Office Customers
FileHold Systems provides feature rich but affordable document, record management, and scanning solutions to small, medium and large enterprises across a spectrum of business types. Some of our representative customers include:
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