Caratteristiche essenziali per Gestire il Ciclo di Vita dei Documenti e delle Registrazioni

L’informazione è la moneta chiave di molte attività, perciò è di importanza capitale che i documenti e le registrazioni aziendali siano gestite da un’organizzazione nella maniera più efficiente possibile.Il ciclo di vita inizia quando il contenuto è creato da una scansione, da un workflow o dall’attività giornaliera. FileHold ‘06 è una soluzione al 100% Microsoft based che consente agli utenti una facile cattura e integrazione dei contenuti dentro la libreria da cartelle di rete, da scanner, da applicazioni produttive o desktop. Una volta effettuata l’aggiunta, gli strumenti di gestione documentale e di organizzazione facilitano la collaborazione mantenendo sicura l’informazione con la gestione dei ruoli e dei privilegi. Il controllo delle versioni, il collegamento tra documenti, il processo di approvazione dei documenti e il supporto workflow assicura che i membri dei team possano lavorare efficientemente sulle attività da compiere. Gli strumenti di sottoscrizione alle informazioni e meccanismi di allarmi mantengono i membri dei team aggiornati sulle modifiche che coinvolgono uno specifico files o cartella mentre i collegamenti trasversali tra documenti consentono ai files di essere logicamente raggruppati senza la necessità di duplicarli o spostarli.

Le caratteristiche di distribuzione dei contenuti e modalità di accesso differente di FileHold assicurano che i files nella libreria possano provenire da una moltitudine di metodi e applicativi diversi tra cui e-mail, web browser, Microsoft Office applications (incluso Word, Excel, PowerPoint, Outlook o Visio), portali o applicativi di 3° parti. Un potente motore di ricerca consente sia la ricerca full-text che quella per metadati consentendo agli utenti di trovare le informazioni in pochi secondi. Le caratteristiche di distruzione e di conservazione delle informazioni assicurano che gli utente stiano lavorando solo sull’informazione corrente ed effettiva. Le policies possono essere facilmente settate per archiviare automaticamente o eliminare le informazioni obsolete per essere compliance con i requisiti aziendali o di regolamentazioni in materia di gestione dei records.Tutte le fasi del ciclo di vita beneficiano di un approccio di gestione centralizzato dei metadati disponibili agli utenti finali quando classificano i documenti. Provvedendo ad avere un approccio controllato al vocabolario dei metadati dei documenti, FileHold ‘06 consente di avere caratteristiche di navigazione avanzata, ricerca, workflow, distruzione e gestione delle informazioni che sono in linea con gli obiettivi dell’azienda e delle normative vigenti.

=================================================

Per ulteriori informazioni : FILEHOLD'08  http://www.documentmanagement.it